Privacy verklaring

Inleiding

WBV Arnemuiden verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u, in het kader van het woongenot, vertrouwen heeft in onze organisatie. Daarom doen we er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. WBV Arnemuiden handelt binnen de kaders van de wet en maakt daarvoor onder andere gebruik van de privacy documenten die beschikbaar zijn gesteld door Aedes. Aedes is de landelijke branche organisatie van woningcorporaties in Nederland.

1.1 Opbouw privacyverklaring

In de inleiding van dit document is informatie te vinden over WBV Arnemuiden als organisatie als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Daarna wordt duidelijk welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook wordt toegelicht voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met WBV Arnemuiden

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

1.3 Ben u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor de opsporing van strafbare feiten. In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens van u te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst of de precontractuele fase. Voor sommige extra producten en diensten vragen we eerst uw uitdrukkelijke toestemming voordat we meer persoonsgegevens van u verzamelen.

1.4. Gegevens verzamend bij anderen?

WBV Arnemuiden verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen zelf.

1.5.Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

WBV Arnemuiden is als vereniging de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

1.6. Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy officer?

WBV Arnemuiden heeft, gezien zijn kleine omvang van minder dan 500 klanten, gekozen om een bestuurslid aan te stellen als privacy officier. Deze functie wordt vervuld door de voorzitter van het bestuur dhr. L.A. van Mal, en te bereiken via het e-mail adres l.vanmal@wbvarnemuiden.nl

2. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u als huurder:

2.1. categorie 1 Naam en contactgegevens
Dit zijn voor- en achternaam, adres, historische adressen, geboortedatum, e-mail adres, telefoonnummer.

2.2. categorie 2 Betaalgegevens:
Dit zijn uw rekeningnummer, betaalhistorie, inkomenstoets.

2.3. categorie 3 Bijzondere persoonsgegevens:
Dit zijn medische gegevens van bijvoorbeeld geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg. Gegevens over crimineel gedrag zoals over bijvoorbeeld een wietplantage. Verder valt een kopie van legitimatiebewijs (rijbewijs, ID-kaart en paspoort) onder deze categorie omdat hier een BSN op kan staan.

2.4. Voor (nieuwe) personeelsleden verzamelen we nog de volgende gegevens:
C.V., motivatiebrief, opleidingen, BSN-nummer, ID-bewijs en gegevens functioneren/beoordelen.

3. Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?

Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.
3.1. A. Leveren van diensten
A1. Inschrijven in onze systemen
A2. Opmaken van huurovereenkomst
A3. Klantenservice
A4. Authenticatie van de klant.
A5. Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen.
A6. Het onderhouden van de huurwoning.

3.2.B Onderzoek en statistiek
B1. Bijhouden van een aantal nieuwe klanten per regio.
B2. Analyseren van deze data

3.3.C. Bestrijden fraude en criminaliteit
C1. Bijhouden van huurachterstand
C2. Onderzoek naar fraude
C3. Beleggen van fraudeproblemen bij de politie

3.4.D. Personeel
D1. Voeren van salarisadministratie
D2. Voeren van medewerkers administratie
D3. Verwerken sollicitaties

4. Voor welke diensten gebruiken we uw gegevens?

4.1. Dienst 1: inschrijven van een klant.

Via ZuidWestwonen.nl
Voor het inschrijven van een klant gebruikt WBV Arnemuiden (via Zuidwestwonen.nl) persoonsgegevens uit de 1 e categorie. Dit heeft als doel om de klant toegang tot het systeem van Zuidwestwonen.nl te verlenen, waarbij de klant het aanbod van huurwoningen kan beoordelen en zijn/haar interesse in een woning kan kenbaar maken

4.2. Dienst 2: verhuren van een woning

Voor het verhuren van een woning gebruikt WBV Arnemuiden persoonsgegevens uit de 1 e , 2 e en 3 e categorie.

4.3. Dienst 3: overige verwerkingen

WBV Arnemuiden verwerkt verder persoonsgegevens uit de 1 e , 2 e , 3 e en 4 e categorie, daar waar nodig is. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een klant, het doen van onderzoek, indien er overlast ontstaat, bij het afhandelen van juridische geschillen of het bestrijden van fraude en criminaliteit.

5. Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?

5.1. Toestemming

WBV Arnemuiden gebruikt de inschrijfgegevens en akkoordverklaring van de klant via de website Zuidwestwonen.nl, om na de keuze voor een bepaalde woning van onze corporatie, de huurovereenkomst op te maken.

5.2. Overeenkomst.

WBV Arnemuiden gebruikt voor het verhuren van een woning of het verkopen van een woning een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt worden de klantgegevens gecontroleerd vanuit het woningtoewijzingssysteem Zuidwestwonen.nl, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.

6. Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

WBV Arnemuiden maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat WBV Arnemuiden bijvoorbeeld niet aan profiling doet.

7. Delen we de gegevens met andere partijen?

WBV Arnemuiden deelt de persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld bedrijven die voor ons werken voor onderhoudswerkzaamheden (bv CV onderhoud). Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak. Ook werkt WBV Arnemuiden soms samen met bijvoorbeeld een zorginstelling of de politie. Dit heeft te maken met het aanpakken van overlast en fraude. Daarnaast maakt WBV Arnemuiden gebruik van een aantal softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en dat betekent dat wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. WBV zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om klanten te kunnen verzekeren dat privacy gewaarborgd is.

8. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

WBV Arnemuiden heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy verordening van toepassing is binnen de EU kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

9. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft WBV Arnemuiden een strikt beleid als het hierom gaat. Zoals onder punt 7 van dit statement is duidelijk gemaakt verwerken we alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encrypte en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisatie dezelfde maatstaven aanhouden.

10. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

10.1 (Categorie 1) Naam en contact gegevens.

Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons huurt, en 2 jaar nadat de klant weg is.

10.2. (Categorie 2) Betaalgegevens

Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons huurt.

10.3. (Categorie 3) Bijzondere persoonsgegevens

Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons huurt. Soms is het nodig bepaalde gegevens over te dragen aan andere instanties, of zijn we verplicht deze langer te bewaren. In dat geval kan het voorkomen dat we de gegevens langer bewaren.

11. Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

WBV Arnemuiden vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Onder het kopje “contact” zijn verschillende formulieren te vinden die hierbij kunnen helpen. Via deze formulieren kunt u gebruik maken van de volgende rechten:

  • Recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
  • Recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
  • Recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
  • Recht van verzet: In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een betrokkene in de bij wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient via email en/of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij WBV Arnemuiden. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. WBV Arnemuiden is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door WBV Arnemuiden wettelijk verplicht is.
  • Recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.
  • Recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar wbv@wbvarnemuiden.nl of bellen naar 0118-601720. Ook kunt u hiervoor contact opnemen met onze privacy officer L.A. van Mal via l.vanmal@wbvarnemuiden.nl

12. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens

WBV Arnemuiden vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

13. Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar wbv@wbvarnemuiden.nl of bellen naar 0118-601720. Ook kunt u hiervoor contact opnemen met onze privacy officer L.A. van Mal via l.vanmal@wbvarnemuiden.nl

14. WIJZIGINGEN VAN HET PRIVACY STATEMENT

Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw gegevens om gaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 1 mei 2018.

Ontwerp & realisatie: Nilsson